Serviceaufträge & Erinnerungen

Serviceaufträge und Erinnerungen werden in der App "pobvol Service Board" angelegt, angepasst oder gelöscht. Sie helfen Ihrem Team bei der Planung der Serviceaktivitäten.

Erinnerungen helfen Ihrem Serviceteam dabei, zukünftige Servicetermine nicht zu vergessen. Es sind nur Erinnerungen und natürlich noch nicht mit den Kunden abgestimmt! Benutzer der Gruppe Serviceaufträge können jederzeit eine Erinnerung anlegen. Diese wird genauso erstellt wie ein Serviceauftrag. Wichtig ist dabei, dass das Feld Erinnerung auf "Ja" gestellt wird! Auch die Lösung erstellt automatisch eine Erinnerung an die nächste Prüfung / Wartung / Kontrolle, sobald ein Servicebericht genehmigt wird. Bei der Berechnung des Datums, wird das Serviceintervall des Geräts genutzt. Erinnerungen werden nur in SharePoint gespeichert.

Serviceaufträge sind mit den Kunden abgestimmte Termine und werden zusätzlich in einem Outlook-Kalender gespeichert. Outlook sendet diese Termine dann an den/die Techniker und wenn aktiviert, an die Kunden.

Hinweis: Die Verwaltung Ihrer Servicetermine kann weiterhin wie bisher erfolgen, bspw. in Outlook oder über Excel-Listen. Die App muss nicht dazu benutzt werden.

Serviceaufträge & Erinnerungen anlegen

Wir wollen jetzt einen Termin für eine UVV-Prüfung bei unserem Kunden (Demo7 in Riegelsberg) erfassen. Die Prüfung soll am 17. September erfolgen und wird 30 Minuten dauern.

Auf dem Startbildschirm der App "pobvol Service Board" die Servicekunden aufrufen. Die Servicekundenübersicht mit der Detailanzeige wird eingeblendet.

In der Übersicht den Kunden suchen und auswählen.

Wichtig: Ist der Kunde nicht vorhanden, muss der Kunde in der App durch einen App-Admin erfasst werden. Ist eine Datenbank mit den Kundendaten angeschlossen, muss die richtige Kundennummer zugeordnet werden. Dadurch wird die Übernahme geänderter Daten für diesen Kunden aktiviert.

Tipp: Ihr App-Admin sollte Teammitglieder, die zur Gruppe "Serviceaufträge" gehören, auch der Gruppe "App-Admins" zuzuordnen.

Inventar aufrufen. Die Inventarübersicht mit der Detailanzeige wird eingeblendet.

In der Übersicht das Gerät suchen und auswählen.

Wichtig: Ist das Gerät nicht vorhanden, muss das Gerät in der App durch einen App-Admin erfasst werden. Ist eine Datenbank mit den Gerätedaten angeschlossen, muss die richtige Inventarnummer zugeordnet werden. Dadurch wird die Übernahme geänderter Daten für dieses Gerät aktiviert.

Aufträge aufrufen. Die Serviceauftragsübersicht mit der Detailanzeige wird eingeblendet.

In der Übersicht auf das +-Icon klicken. Das Icon ist nur für Benutzer sichtbar, die zur App-Benutzergruppe "Serviceaufträge" gehören. Es öffnet sich der Dialog "Serviceauftrag hinzufügen". Im linken Bereich werden die Daten des Serviceauftrags / der Erinnerung angezeigt und bearbeitet. Im rechten Bereich erfolgt die Planung. Hier werden bis zu drei (3) Techniker ausgewählt, sowie das Datum und die Dauer des Technikereinsatzes bestimmt. Danach wird die Verfügbarkeit der Techniker angezeigt und die Startzeit ausgewählt.

Kunde und Gerät sind bereits vorbelegt. Änderungen sind nicht möglich.

Die Serviceart festlegen. Servicearten sind abhängig vom Gerätetyp.

Erinnerung? Standardwert ist Ja. Soll ein Serviceauftrag erstellt werden, dann muss dieses Feld auf Nein gesetzt werden. Dadurch wird beim Speichern zusätzlich ein Outlook-Kalendereintrag erstellt.

Titel und Ort sind bereits vorbelegt. Änderungen sind nicht möglich.

Falls das Gerät nicht an seinem üblichen Ort zu finden ist, kann eine abweichende Adresse eingeben werden. Dadurch wird dann der Ort angepasst.

Anfangszeit, Endezeit und Techniker können nicht direkt bearbeitet werden. Im rechten Bereich, in der Servicetermin-Planung, bis zu drei Techniker zuordnen, das gewünschte Datum auswählen und die Dauer des Technikereinsatzes festlegen. Die Standardtermindauer für die Servicearten und Gerätetypen wurde vom App-Admin in den Einstellungen der App festgelegt.

Um die Anfangszeit festzulegen, im Bereich Verfügbarkeit auf den entsprechenden Balken klicken. In unserem Beispiel wählen wir 10 Uhr aus.

Die Bedeutung der sichtbaren Farben kann der Legende entnommen werden.

Danach sind Anfangszeit, Endezeit und Techniker eingetragen.

Bestelldatum, Bestellung durch und falls bekannt, die Kunden-Auftragsnummer eingeben.

Etwas nach unten scrollen, um die Beschreibung zu sehen. Änderungen sind nicht möglich.

Unterhalb der Beschreibung können eine oder mehrere Dateien als Anlage(n) hinzugefügt werden. Anlagen verbleiben in SharePoint und werden nicht in dem Outlook-Kalendereintrag angehängt! Der Zugriff auf die Anlagen erfolgt über die Apps "pobvol Service Board" und "pobvol Service Phone".

Zum Schluss "Daten speichern" wählen.

Serviceaufträge in Outlook

In Outlook sieht das dann wie folgt aus:

Wird ein Serviceauftrag in Outlook geöffnet, können alle Möglichkeiten des Button Antworten genutzt werden, die Outlook bietet (Zusagen, Mit Vorbehalt, Ablehnen, Andere Zeit vorschlagen, Antworten).

Wichtig: Wird der Termin abgelehnt, dann müssen Sie in der App "pobvol Service Board" den Serviceauftrag anpassen und einen anderen Techniker zuordnen.

Wichtig: Wird eine andere Zeit vorgeschlagen, dann müssen Sie in der App "pobvol Service Board" das Startdatum in dem Serviceauftrag anpassen.

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